英語

【ビジネス英語】電話対応の心構えと基本例文をまとめました。

実務経験ゼロで外資系企業の派遣社員になった時、

英語で電話対応なんてしたことない!
どうしよう!

電話が鳴る度にドキドキしていました。

そこで、今日の記事では電話対応でよく使うフレーズをまとめてみようと思います。

かつての私のように電話が鳴る度にびくびくしているビジネス英語初心者さんにお役に立てれば幸いです。

ビジネス英語の心構え

まず最初に1つだけ、私の経験からアドバイス。

英語が出来る人ほど、ゆっくり丁寧にやさしい英語で話していました。

何か国語も話せるマルチリンガルだらけの職場で働いていた時に学んだことです。

ビジネス英語で本当に大切な事は、完璧な発音でも、流暢にスラスラ話す事でも無く、
意思疎通をしっかり図る事

だから、ゆっくり丁寧に簡潔な言葉で話す事が大切なんですね。

電話対応の基本

ビジネスシーンで電話を受ける際の基本フレーズを紹介します。

初心者さんは電話を受けるシーンが多いと思いますので電話を受ける際のフレーズに特化したいと思います。

A:Hello.
(もしもし)
B:Hello. This is 〇〇. Can I talk to **, please?
(もしもし。〇〇と申しますが、**さんをお願いします)
A:Just a moment, please.
(少々お待ちください)

上記は一番シンプルなパターンです。

掛かってきた電話を受けて話したい相手に取り次ぐ場合ですね。

ポイント

電話口で相手が名乗る際は、

“This is ○○.” と言います。

「**さんをお願いします」の言い方は他にも

“May I have **, please.”
“I would like to talk **.”

など色々な言い方が出来ます。

慣れてくると聞き取れるようになりますので大丈夫ですよ。
最初は誰からの電話で誰と話したいのかをしっかり聞き取るようにしましょう。

「少々お待ち下さい。」も実は他にも言い方がありますが、
まずは“Just a moment, please.”を丸暗記すればOKです。

取り次ぐ相手が不在の場合

電話を取り次ぐことが出来ない場合はあなたが対応しなければならないのでちょっと緊張しますよね。

あらかじめ様々なシチュエーションで基本フレーズを練習しておくと落ち着いて対応できますよ。

シチュエーション別のフレーズを紹介します。

I’m sorry, he/she is on another line right now.
(彼/彼女は別の電話に出ております)
I’m sorry, he/she is out of office today.
(彼/彼女は本日、外出しております)
I’m sorry, he/she is off today.
(彼/彼女は本日、お休みを頂いております)

電話を取り次ぐことが出来ない場合は、相手が「また掛けます」や「かけ直してください」と言ってくれる場合がほとんどです。

もし、あなたから言う場合は下記のフレーズが便利です。

Would you like him/her to call you back?
(彼/彼女にかけなおしてもらうようにしましょうか)
I’ll tell him/her to call you back.
(彼/彼女にかけ直すように伝えます)
Could you call back later, please?
(後でかけ直して頂けませんか)

相手の言っている事が聞き取れない時

相手の英語が聞き取れない時ってあせってしまいますよね。

英語が速すぎて聞き取れない場合もありますし、
海外からの電話が必ずしもネイティブからとは限りません。

英語圏以外からの電話はイントネーションが違ったりして聞き取れない事も多々あります。

また、単に電波が悪くて聞きずらいという場合もあります。

そんな時一番大切なのは落ち着いてもう一度言ってもらう事です。

I’m sorry, I can’t hear you very well.
(すみません。よく聞こえないのですが)
I’m sorry woulld you say that again, please?
(すみません、もう一度おっしゃって頂けますか)
I’m sorry would you say that more slowly?
(すみません、ゆっくりおっしゃって頂けますか)

スペルを確認したい場合

相手の名前や会社名等、スペルを確認したい事も結構あります。

Could you spell that for me please?
(スペルを教えて頂けませんか)

電話を切るときのフレーズ

最後まで気を抜かずに礼儀正しく電話を切るようにしましょう。

Thank you for calling.
(お電話ありがとうございます)
Good bye
(さようなら)

まとめ

電話取次ぎの基本フレーズをまとめました。

これらの定番フレーズを覚えておくとと英語の電話にも落ち着いて対応できますよ。

海外ドラマや映画などでリアルな電話のやりとりを学ぶのもおすすめです。

ネイティブはこんな風に言うのか!という発見があって勉強になります。

 

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